「電子帳簿保存法への対応が必要と聞いたが、何をすればいいかわからない」——こうした声は中小企業の経営者・経理担当者からよく聞かれます。法律の名前は知っていても、自社に何が求められているのかが把握できていないケースが多いです。

この記事では、電子帳簿保存法の要点を整理したうえで、中小企業が最短で対応するための手順とツール選びのポイントを解説します。法律の細かい条文ではなく、実務で何をすればいいかに絞ってお伝えします。

電子帳簿保存法とは何か——3分で理解する

電子帳簿保存法（電帳法）は、国税関係の帳簿・書類をデジタルで保存するためのルールを定めた法律です。1998年に施行され、その後複数回の改正を経て、2022年1月の改正で大きく変わりました。

改正の最大のポイントは「電子取引データの電子保存の義務化」です。メール・クラウドサービス・EDIシステムなどで受け取った請求書・領収書・契約書などの電子データは、電子データのまま保存することが義務になりました。

つまり、メールで受け取った請求書PDFを印刷して紙で保存する、という従来のやり方は認められなくなりました。受け取った電子データはそのまま電子で保存する必要があります。

対応が必要な書類の範囲

電帳法への対応が必要な書類は大きく3つに分類されます。

電子帳簿等保存：会計ソフトで作成した帳簿・決算書類をデータで保存すること。任意対応です。

スキャナ保存：紙で受け取った領収書・請求書をスキャンしてデータ保存すること。任意対応ですが、対応すると紙の原本を破棄できます。

電子取引データ保存：メール・クラウド・FAXなどで受け取った電子データをそのまま保存すること。義務対応です。

中小企業が最初に対応すべきは「電子取引データ保存」です。これだけは義務のため、対応しないと税務調査時に問題になるリスクがあります。

電子取引データ保存の要件

電子取引データを保存する際には、以下の要件を満たす必要があります。

真実性の確保：データが改ざんされていないことを証明できる状態で保存すること。具体的には、タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残るシステムでの保存が必要です。

可視性の確保：保存したデータを検索・閲覧できる状態にすること。日付・金額・取引先で検索できるよう整理する必要があります。

保存期間：法人は原則7年間、個人事業主は5年間の保存が必要です。

この要件を自社で満たすには、対応したシステムやツールを使うのが最も現実的です。

最短で対応するための3ステップ

ステップ① 電子取引の範囲を洗い出す

まず、自社でどんな電子取引が発生しているかを把握します。

・メールで受け取っている請求書・領収書 ・クラウドサービスからダウンロードしている請求書（AWSやSaaSの利用明細など） ・EDIシステムで受け取っている発注書・納品書 ・ネットショッピングの購入履歴・領収書

これらをすべてリストアップします。「どこから・どんな形式で・どれくらいの頻度で」電子データを受け取っているかが把握できると、必要な対応の規模が見えてきます。

ステップ② 保存方法を決める

電子取引データの保存方法は大きく2つです。

クラウド会計・経費精算ツールを使う：freee・マネーフォワード クラウド・楽楽精算などの対応ツールを使うと、電帳法の要件を自動的に満たせます。タイムスタンプの付与・検索機能・保存期間の管理がツール側で対応されています。自社でシステムを構築するより、対応ツールを使う方が圧倒的に早く・安く対応できます。

フォルダ管理で対応する：ツールを使わない場合は、所定のフォルダ構造でデータを保存し、検索できる状態を自社で作る方法もあります。ただし、改ざん防止の要件を満たすために別途タイムスタンプサービスの契約が必要になるケースがあり、手間がかかります。中小企業にはツールを使う方法をすすめます。

ステップ③ 運用ルールを作って社内に周知する

ツールを導入しても、担当者が使い方を知らなければ対応は機能しません。最低限、以下のルールを決めて周知します。

・電子データで受け取った請求書・領収書は印刷せず、ツールに保存する ・受け取ったデータは〇日以内にツールへ登録する ・紙で受け取ったものはスキャンしてツールへ登録する（スキャナ保存を行う場合）

ルールは1ページ以内の簡潔なもので十分です。複雑にするほど守られなくなります。

対応ツールの選び方

電帳法対応のツールを選ぶ際のポイントを整理します。

電帳法への対応が明示されているか：ツールのサービスページや仕様書に「電子帳簿保存法対応」と明記されているか確認します。法改正に合わせてアップデートされているかも重要です。

現在使っている会計・経費ツールと連携できるか：すでに会計ソフトを使っている場合、連携できるツールを選ぶと二重入力の手間が減ります。freeeはfreee経費精算と、マネーフォワードはマネーフォワード経費と連携がスムーズです。

スキャナ保存に対応しているか：紙の領収書もデータ管理したい場合は、スキャナ保存機能があるツールを選びます。スマートフォンで撮影してアップロードできるツールは、現場での使い勝手が良いです。

主要な対応ツールの費用感として、freeeはスタータープランで月額1,980円〜、マネーフォワード クラウドは月額2,980円〜、楽楽精算は月額3万円〜（中規模以上向け）が目安です。

よくある疑問

「紙の請求書はどうすればいいか」：紙で受け取った書類については、引き続き紙で保存することが基本です。スキャナ保存を選択する場合は、一定の要件を満たしたうえでデジタル保存・原本破棄が可能になります。

「対応しなかった場合どうなるか」：税務調査で電子取引データの保存が確認できない場合、青色申告の承認取り消しや追徴課税のリスクがあります。罰則の内容は状況によって異なりますが、対応しないことのリスクは無視できません。

「個人事業主も対応が必要か」：必要です。規模にかかわらず、電子取引を行っているすべての事業者が対象です。

まとめ：難しく考えすぎず、まず電子取引データの保存から始める

電帳法への対応は複雑に見えますが、中小企業・個人事業主がやるべきことは「電子取引データを電子のまま保存する」という一点に集約されます。

対応ツールを1つ導入して、受け取った電子データをそのままツールに保存するルールを作る。これだけで、最低限の対応は完了します。

「自社の対応状況を確認したい」「どのツールを選べばいいか相談したい」という場合は、30分の無料相談でご状況を聞かせてください。現在の業務フローを聞きながら、最短の対応方法を一緒に考えます。