Microsoft 365を契約しているのにSharePointをほとんど使っていない——こうした会社は少なくありません。OneDriveとの違いがわからない、設定が複雑そうで触れていない、という声をよく聞きます。
SharePointは設定さえ整えれば、社内の情報共有・ファイル管理・連絡板を一箇所にまとめられる強力なツールです。この記事では、SharePointを社内ポータルとして使い始めるための基本設定を、具体的な手順とともに解説します。
SharePointとOneDriveの違いを整理する
まず混同しやすいこの2つを整理します。
OneDriveは個人のクラウドストレージです。自分のファイルを保存・管理する場所で、他のメンバーと共有することもできますが、あくまで個人起点の管理になります。
SharePointはチーム・組織単位のプラットフォームです。部署・プロジェクト単位でサイトを作り、そのチームのファイル・情報・連絡事項を一箇所に集約できます。複数人が共同で管理・編集する前提で設計されています。
個人のファイル管理はOneDrive、チームや会社全体の情報管理はSharePointという役割分担が基本です。
SharePointで作れるものの全体像
SharePointには大きく2種類のサイトがあります。
チームサイト：特定のチーム・部署・プロジェクトのための情報共有スペースです。Microsoft Teamsのチャンネルと連携しており、Teamsから「ファイル」タブを開くと実はSharePointのファイルが表示されています。
コミュニケーションサイト：社内全体への情報発信に使うポータルサイトです。会社のお知らせ・重要な連絡・社内規定などを掲載する、いわば社内イントラネットとして使えます。
中小企業が最初に作るべきはチームサイトです。既存のTeams環境と連携させながら、ファイル管理・情報共有を整備するところから始めるのが現実的です。
基本設定① チームサイトを作る
Microsoft 365の管理者アカウントでSharePointにアクセスし、「サイトの作成」からチームサイトを選択します。
設定する項目は以下の通りです。
サイト名：部署名・チーム名・プロジェクト名をそのまま使います。「営業部」「開発チーム」「2025_プロジェクトA」のような命名が管理しやすいです。
プライバシー設定：「プライベート」（メンバーのみアクセス可能）と「パブリック」（組織内の全員がアクセス可能）を選べます。機密性のある情報を扱う部署はプライベートにします。
メンバーの追加：サイトを使うメンバーを追加します。後から追加・削除できるため、最初は最小限のメンバーから始めて構いません。
基本設定② ドキュメントライブラリのフォルダ構造を設計する
SharePointの核となるのがドキュメントライブラリです。チームのファイルを保存・共有する場所で、いわばチームの共有フォルダです。
フォルダ構造は最初に設計しておくことが重要です。後から変えようとすると、既存のリンクが切れたり、メンバーが混乱したりします。
フォルダ構造の設計例として、営業部のサイトであれば、提案書・契約書・顧客情報・報告書・テンプレートという第1階層を作り、その下に年度・顧客名などで分類する第2階層を作ります。
設計のポイントとして、階層は3段階以内に抑えることをすすめます。深くなりすぎると目的のファイルにたどり着くのに時間がかかります。
基本設定③ 権限を設定する
SharePointは権限管理が細かくできます。全員が全ファイルを編集できる状態は情報事故のリスクがあるため、適切な権限設定が必要です。
権限のレベルは主に3つです。
所有者：サイトの設定変更・メンバー管理・すべてのファイル操作が可能。管理者のみに付与します。
メンバー：ファイルの閲覧・追加・編集・削除が可能。通常のチームメンバーに付与します。
閲覧者：ファイルの閲覧のみ可能。編集させたくない相手（他部署・外部関係者など）に付与します。
特定のフォルダだけ権限を変えることもできます。たとえば「契約書」フォルダは所有者のみ編集可能にして、他のメンバーは閲覧のみにする、という設定が可能です。
基本設定④ ページを作って情報を集約する
SharePointはファイル管理だけでなく、Webページを作って情報を発信できます。この機能を使って、チームの「ホームページ」を作ります。
ホームページに載せると便利な情報として、チームの連絡先・担当者一覧、よく使うリンク集（社内システム・外部サービスへのリンク）、重要なお知らせ・更新情報、チームのルール・手順書へのリンクなどがあります。
ページの編集はブロックエディタで行います。テキスト・画像・リンク・ドキュメントライブラリをブロック単位で追加・並べ替えできます。プログラミングの知識は不要です。
基本設定⑤ Microsoft Teamsと連携させる
SharePointとTeamsを連携させることで、Teamsのチャンネルからファイルに直接アクセスできるようになります。
既存のTeamsチームには、自動的にSharePointのチームサイトが作成されています。Teamsの「ファイル」タブを開くと、すでにSharePointのドキュメントライブラリに接続されています。
さらに、SharePointのページをTeamsのタブとして追加することもできます。チャンネルの上部にある「+」ボタンからSharePointを選択し、表示させたいページを指定します。これにより、Teamsを開いたまま社内ポータルの情報にアクセスできます。
SharePointが定着しない会社に共通する問題
設定を整えても定着しないケースには共通したパターンがあります。
問題① フォルダ構造が設計されていない
「とりあえず使い始めよう」でフォルダ構造を決めずにスタートすると、各自がバラバラにフォルダを作り始め、すぐに「どこに何があるかわからない」状態になります。最初の設計に1〜2時間かけるだけで、この問題を防げます。
問題② OneDriveと使い分けができていない
チームのファイルをOneDriveに保存してしまうと、その担当者が退職・異動した際にファイルにアクセスできなくなるリスクがあります。チームで使うファイルはSharePointに保存するというルールを徹底することが重要です。
問題③ 更新・メンテナンスする担当者がいない
SharePointのホームページは作りっぱなしにすると情報が古くなり、誰も見なくなります。月1回でも更新担当者を決めて、お知らせやリンクを最新の状態に保つ運用ルールが必要です。
SharePointを活用するための3つのステップ
ステップ① まず1つのチームサイトを作る
全社一斉に展開しようとすると設計が複雑になります。まず最も情報共有のニーズが高い1つの部署・チームでサイトを作り、運用して慣れてから他に展開する方が定着しやすいです。
ステップ② Teamsと連携させて入口を統一する
SharePointを別のツールとして使わせるのではなく、Teamsのタブとして埋め込むことで、メンバーが意識せずにSharePointを使う状態を作ります。入口をTeamsに統一することが、定着率を上げるコツです。
ステップ③ 1ヶ月後に見直す
運用開始から1ヶ月後に「使いにくいフォルダはないか」「よく使うリンクが足りていないか」をチームにヒアリングして改善します。最初から完璧なものは作れないため、使いながら改善していく姿勢が重要です。
まとめ：Microsoft 365を使っているなら使わない理由がない
SharePointはMicrosoft 365のライセンスに含まれているツールです。追加費用なしで使えるにもかかわらず、活用できていない会社が多いのは、設定のとっつきにくさが原因です。
最初の設定に半日かければ、社内の情報共有・ファイル管理が大きく改善できます。Microsoft 365を使っている会社にとって、SharePointの活用は最もコストパフォーマンスの高いDXの一つです。
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