Google Workspaceを契約しているが、GmailとGoogleドライブしか使っていない——そういった会社は少なくありません。実はGoogle Workspaceには、追加費用なしで使える機能が数多くあります。

この記事では、中小企業がGoogle Workspaceを使って業務効率化を進めるための活用術を、具体的な使い方とともに解説します。

Google Workspaceでできることの全体像

Google Workspaceに含まれる主なツールを整理します。

Gmail：ビジネス向けメール。会社ドメインでのメール送受信。 Googleドライブ：クラウドストレージ。ファイルの保存・共有・共同編集。 Googleドキュメント：Word相当のドキュメント作成ツール。 Googleスプレッドシート：Excel相当の表計算ツール。 Googleスライド：PowerPoint相当のプレゼンテーションツール。 Googleフォーム：アンケート・申請フォームの作成。 Google Meet：ビデオ会議ツール。 Googleカレンダー：スケジュール管理・会議室予約。 Google Chat：チャットツール。 Apps Script：Googleのツールを自動化するスクリプト環境。

これらがすべて月額680円/ユーザー〜（Business Starter）で使えます。多くの会社がGmailとドライブしか使っていない状態は、非常にもったいないと言えます。

活用術① Googleフォームで申請・受付を自動化する

Googleフォームは、アンケートだけでなく社内申請・問い合わせ受付・見積もり依頼フォームとして使えます。

フォームの回答はGoogleスプレッドシートに自動で記録されます。さらに、回答があったタイミングでメール通知を送る設定もできます。これだけで、フォーム→スプレッドシートへの転記作業と、担当者への連絡が自動化されます。

使える場面の例として、社内の備品申請フォーム・有給休暇申請フォーム・顧客からの問い合わせフォームなどがあります。

活用術② Googleスプレッドシートで集計・レポートを自動化する

スプレッドシートはExcelと同様の関数が使えますが、クラウドならではの強みがあります。

複数人がリアルタイムで同じシートを編集できます。バージョン管理が自動で行われ、過去の編集履歴をいつでも確認できます。

さらに、Googleフォームと連携させると、フォームの回答が自動でシートに追加され、設定した関数で集計が自動更新されます。毎月手作業でやっていた集計作業を、ほぼゼロにできます。

活用術③ Googleカレンダーでチームのスケジュールを可視化する

Googleカレンダーはチームで共有して使うことで、「誰が何時に何をしているか」が一目でわかります。会議室・社用車などのリソースをカレンダーで管理することも可能です。

外部のお客様との打ち合わせ調整には、Google CalendarのAppointment Scheduling機能（予約ページ）が使えます。空き時間を自動で表示し、お客様が自分で日時を選んで予約できます。Calendlyの代替として使えるため、追加ツールなしで予約管理が完結します。

活用術④ Apps Scriptで繰り返し作業を自動化する

Apps ScriptはGoogle Workspaceに内蔵されたスクリプト環境です。JavaScriptベースで書けるため、プログラミングの基礎がある担当者であれば、さまざまな自動化が実現できます。

できることの例として、毎週月曜日に指定のスプレッドシートを自動でメール送信する、Googleフォームの回答内容をGmailで特定の宛先に自動送信する、スプレッドシートのデータをもとに請求書のGoogleドキュメントを自動生成するといったことが可能です。

「プログラミングはできないが自動化したい」という場合は、やりたいことをChatGPTに伝えると、Apps Scriptのコードを生成してくれます。コードをそのまま貼り付けることで、プログラミング知識がなくても自動化を実現できます。

活用術⑤ Google Chatでコミュニケーションを整理する

Google WorkspaceにはGoogle Chatというチャットツールが含まれています。Slackと同様にスペース（チャンネル）を作ってトピックごとにやり取りを整理でき、GoogleドライブやGoogleミートとシームレスに連携します。

すでにGoogle Workspaceを使っている会社がSlackに月数万円払っている場合、Google Chatへの移行でコスト削減できる可能性があります。機能面ではSlackの方が豊富ですが、シンプルなコミュニケーション用途であればGoogle Chatで十分なケースも多いです。

Google Workspaceを使いこなすための3つのステップ

ステップ① 全員が会社アカウントを使っているか確認する

個人のGoogleアカウントと会社のGoogle Workspaceアカウントが混在していると、情報が分散します。まず全員が会社アカウントでログインして作業しているかを確認することが出発点です。

ステップ② ドライブのフォルダ構造を整理する

Googleドライブに情報が集まってきたとき、フォルダ構造が整っていないと「どこに何があるかわからない」状態になります。部門・プロジェクト・年度などを基準にしたフォルダ構造を、最初に決めておくことが重要です。

ステップ③ 1つの業務でフォームかスプレッドシートの自動化を試す

まず1つだけ「Googleフォーム→スプレッドシート自動記録」を試してみてください。成功体験があると、他の業務でも応用できると実感できます。

まとめ：すでに払っているコストで、もっと多くのことができる

Google Workspaceはすでに多くの会社が契約しているツールです。追加費用なしで使える機能を活用するだけで、情報共有・申請管理・集計・自動化の多くを改善できます。

新しいツールを導入する前に、今使っているGoogle Workspaceを使いこなすことが、最もコストパフォーマンスの高いDXの入り口かもしれません。

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